Tre dritte sullo smart working

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Tre dritte sullo smart working

Sfruttare lo smart working, o lavoro agile, significa applicare al meglio la tecnologia per favorire la mobilità. Oggi lo smart working è una realtà assodata, tanto che ne esiste un quadro normativo con tanto di contratto di lavoro (legge 81/2017).

Win-win fra lavoratori e impresa? Sembra di sì: per i dipendenti è un’agevolazione della conciliazione vita/lavoro; l’azienda ne beneficia in termini di riduzione costi e aumento competitività.

Ma qual è il profilo dello smart worker? E quali sono i settori coinvolti?

Tanto per cominciare, la figura dello smart worker è quella di un lavoratore felice: dei 250.000 coinvolti a livello nazionale, il 50% è pienamente soddisfatto delle modalità di organizzazione del proprio lavoro (contro la media del 22%) e il 34% ha un buon rapporto con capo e colleghi (la media è il 16%).

Ecco qualche altro dato, sempre fornito dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano. Lo smart worker:

  • Ha una media di 41 anni
  • Lavora in una grande impresa nel 30% dei casi
  • Lavora nelle PMI nel 5% dei casi
  • Appartiene all’area settentrionale (52%) centrale (38%) e meridionale (10%)
  • È femmina nel 69% dei casi e maschio nel 31%

Tre dritte sullo smart working

Oltre a ciò, lo smart worker proviene da settori industriali o merceologici ben precisi, tutti caratterizzati da difficoltà di gestione pressoché comuni:

  • Facility management: imprese di pulizie, manutenzioni termotecniche, giardinieri, idraulica
  • Assistenza tecnica: manutenzioni elettriche, elettroniche, idrauliche, edilizie, termotecniche, cantieri di lavoro
  • Servizi di sicurezza: guardie giurate, servizi di ronda e presidio, controllo della sicurezza degli accessi

Sto parlando di categorie di lavoratori che, pur operando esternamente all’azienda, sono coinvolte in processi amministrativi tradizionali:

  • Comunicazioni operative
  • Rilevazione delle presenze
  • Monitoraggio del lavoro
  • Report degli interventi effettuati
  • Approvvigionamento materiali di consumo

Le domande comuni sullo smart working

Oltre a numerosi vantaggi – come ogni novità – lo smart working introduce alcune domande la cui risposta non sempre è immediata, per esempio:

  • Sono certo che il mio dipendente sia presente sul luogo di lavoro all’ora concordata?
  • È possibile la registrazione presenze in luoghi senza apparati di rilevazione?
  • In che modo l’azienda cliente può monitorare le attività presso i propri locali?
  • Posso pianificare con largo anticipo gli interventi del singolo lavoratore, consentendogli allo stesso tempo di comunicare ferie, permessi, malattie ecc. senza l’uso del PC?

Tre semplici funzionalità per gli smart worker

Durante la realizzazione di Mobile Worker siamo tornati con la memoria ai numerosi racconti ascoltati nel corso delle sessioni di consulenza IT mobile, realizzate soprattutto con agenzie per il lavoro, società di facility management, manutentori, installatori e riparatori di elettrodomestici e impianti industriali.

Ci hanno raccontato delle difficoltà nell’organizzare i turni di lavoro per gli operai e – più in generale – di tutto il personale occupato in luoghi dove non era stato possibile installare sistemi di rilevazione delle presenze. Molti di loro addirittura gestivano i dati amministrativi del personale con semplicistici fogli Excel, in cui convivevano dati vecchi e dati nuovi con formati non omogenei, i collegamenti con altri fogli erano spesso non funzionanti, senza parlare poi della strategia di backup.

Ci siamo chiesti allora: «esiste uno strumento di facile utilizzo e sempre disponibile che potrebbe essere impiegato per facilitare questo compito?». È stato automatico pensare allo smartphone come a un prezioso e meraviglioso alleato, in grado di aiutarci a risolvere le difficoltà che ci erano state raccontate.

Rendere questo strumento anche facile da usare è stato il nostro obiettivo numero uno, e per riuscirci abbiamo pensato a tre semplici funzionalità. Semplici ma molto potenti:

  • Signup/login: registrazione immediata, accessibile a chiunque, e che garantisca i massimi standard di sicurezza.
  • Presenze: monitoraggio presenze utenti (ovunque prestino opera) e richieste ferie/permessi alla direzione.
  • Pianificazione: pianificazione attività per ciascun utente e cliente: massima visibilità e controllo anche su lunghi periodi.

Signup/login

La fase di registrazione è gestita dalla Console web, dove avviene anche l’amministrazione di tutto il personale. Al primo accesso il nuovo utente è guidato dall’app lungo tutto il flusso di autenticazione, mentre gli accessi successivi sono automatici.

Presenze

Attraverso la geolocalizzazione o la scansione di un apposito QR Code, il sistema è in grado di identificare automaticamente l’utente e il suo luogo di prestazione. Gli orari di inizio e di fine attività sono rilevati anche offline.

Tre dritte sullo smart working

Pianificazione

L’utente può consultare in ogni momento la lista delle attività assegnategli dall’amministratore (attraverso la Console), può modificarne lo stato e può stilare una scheda riassuntiva del tipo problemi/soluzioni.

Altre funzionalità

In aggiunta a queste tre caratteristiche principali ne esistono altre a corredo che conferiscono alla soluzione una copertura funzionale più completa:

  • Console: tramite la Console l’amministrazione è in grado di gestire gli utenti, le attività e i clienti (sedi, materiali ecc.), registrare tutte le operazioni di dipendenti e collaboratori, consultare i report/statistiche e ricevere le richieste degli utenti.
    Tre dritte sullo smart working
  • Report: i dati raccolti dalla Console sono preziosi per generare report per gli utenti amministratori su produttività, tipologia dei servizi più richiesti, performance dei lavoratori e – in generale – migliorare la qualità del servizio.
  • Profilo dipendente: pannello attraverso il quale l’utente ha visibilità dei propri dati personali.
  • Richieste: l’operatore può richiedere ferie o permessi attraverso un canale di comunicazione dedicato.

Tre dritte sullo smart working

Mobile Worker

Siamo molto fieri di quanto siamo riusciti a ottenere con Mobile Worker: un superpotere per le aziende, che possono concentrarsi sull’erogazione dei loro servizio, e un superpotere per i dipendenti, che possono svolgere il loro lavoro in maggiore libertà e senza vincoli di presenza in azienda.

Se quanto hai appena letto ti ha incuriosito, se ti sei riconosciuto nelle aziende che ho citato o se semplicemente vuoi raccontarmi la tua esperienza, scrivimi subito un messaggio:

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